6 Hábitos Para Optimizar Tu Correo Y Ser Más Productivo​

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El email es una herramienta maravillosa que fácilmente nos permite conectar con marcas, amigos, colegas del trabajo y con miles de oportunidades. 

Es una vía fácil y directa de comunicación. Por eso debemos cuidarla.

Todos usamos nuestro email para cosas diferentes.

Ya seas de los que usa el email solamente en un ambiente laboral o si eres de las personas que lo utiliza en busca de promocionesdescuentos ofertas de tus marcas favoritas, podrás entender que es una vía de contacto muy útil. 

Por eso resulta imprescindible cuidarla.

Personalmente utilizo el email durante todo el día, pero trato de mantenerlo lo más optimizado posible. 

Para esto he desarrollado hábitos y costumbres que me permiten mantener la concentración de mis actividades sin perder de vista los emails entrantes.

hacer un buen uso del correo electrónico

Antes de comenzar con estos hábitos, me gustaría decir una cosa que a veces nos pasa por la cabeza pero que nunca nos ponemos a pensar.

Darte consejos para mantener «optimizado» tu email puede resultar tonto, pero es que la eficiencia que podemos lograr con ello es muy importante.

Yo soy 100% pro-eficiencia y eficacia por lo que siempre estoy buscando nuevas formas de conseguir más cosas en menor tiempo.

El manejo del correo electrónico es una de esas cosas que he logrado optimizar para poder hacer focus en cosas más importantes y prioritarias.

1. Filtrar todos los emails entrantes

¿Acaso filtras los emails que llegan a tu bandeja de entrada? A mi modo de ver existen dos tipos de filtros, los filtros positivos y los filtros negativos.

Filtros positivos

Mejor conocidos como las etiquetas

Gracias al etiquetado podemos catalogar todos los mails que nos llegan a nuestra casilla de correo.

A veces, no necesitamos etiquetarlos porque ya sabemos lo que son.

Sin embargo esta comprobado que relacionar los emails con palabras y colores puede ayudarte a no solo establecer un orden de urgencia sino también a diferenciar con mayor velocidad la utilidad que tiene.

Pongamos un ejemplo, tal vez estés suscrito a distintas newsletter de diversas marcas que te gustan, por ejemplo Zara, Converse, Nike, etcétera.  

¿Por que? Porque quieres recibir todas sus promociones y descuentos. 

filtrar emails mediante etiquetas

Ahora, ¿no sería más fácil relacionar todas esas promociones a un color? 

¿No sería mejor relacionar todas las empresas que trabajan contigo con diversos colores? 

Lo bueno es que servicios de email como gmail hotmail permiten no solo organizar los correos por colores sino también buscar correos mediante esa categorización.

Filtros negativos

Filtrar negativamente es el sinónimo de limpiar tu casilla de correo.

A veces tenemos suscripciones que hemos hecho años atrás y de las cuales seguimos recibiendo emails semana tras semana.

Piensa en todos esos emails que recibes y que deseas no seguir recibiendo. Piensa en todas las veces que has gastado la mirada viendo una notificación de un correo electrónico que no te interesa.

La idea es actuar en el momento para dejar de recibir esos molestos correos.

Cada vez que veas un correo de ese tipo recuerda que esta entorpeciendo tu productividad.

Si, por mas tonto que suene, pero es así. 

Nada mejor que mantener una casilla de correo optimizada donde solo llegue lo que de verdad te interesa.

Para optimizar mi correo electrónico utilizando filtros negativos generalmente sigo estos pasos:

1. Ingreso desde una pc de escritorio porque me permite visualizar mejor todos los correos que me han llegado.

2. Empiezo por revisar las pestañas de ofertas y promociones en busca de newsletter que no aporten nada a mi crecimiento personal.

3. Paso a revisar el inbox y pienso: ¿esta marca o empresa me interesa de verdad? Si la respuesta es negativa me desuscribo instantáneamente. 

No tengo piedad, y gracias a ello he perdido mucho menos tiempo revisando mis emails. 

2. Actuar en el momento

Por las mañanas generalmente suelo abrir el gmail solo una vez, y esa es la máxima atención que le presto durante el día.

Muchas personas suelen ser dubitativas cuando reciben correos electrónicos, porque no saben como responder o que hacer con el correo.

Personalmente creo que es mucho mejor tomar acción en el momento.

Decidir rápidamente y quitarse tareas de encima es algo muy importante para convertirse en un ser productivo.

Respondo mis emails, los archivo o los clasifico. Alguna de esas tres acciones siempre será ejecutada.

3. Usar emails alternativos

A veces crear distintos emails alternativos puede ser una solución.

Gmail especialmente, ofrece bastantes facilidades para poder crear múltiples correos electrónicos. 

Yo personalmente utilizo un par de emails alternativos para:

Recibir correos que me interesan relativamente poco: promociones, ofertas, y todo lo que no involucre mi trabajo.

Suscribirme para obtener regalos o descargar: Hay multitud de herramientas que piden tu correo para poder usarlas. La idea es usar estos correos y descomprimir un poco nuestro email personal.

Lo útil es que no sincronizo estos emails con mi celular o teléfono móvil por lo que no recibo notificaciones de los mismos. No lo necesito.

4. Emails cortos y al grano

Mil veces me ha pasado de estar pensando 10, 20, 30 minutos como puedo escribir determinado email para que genere más impacto en la persona que lo recibe.

Hay ocasiones en las que unas simples líneas de texto pueden hacer mucho más que un email extenso.

Yo entiendo, existe la concepción errónea de que un email corto equivale a estar “desinteresado”. 

A mi modo de ver las cosas la única acción dentro de un correo electrónico que transmite un desinterés de la otra parte es la no respuesta.

Prefiero que me respondan en 2 minutos e ir avanzando que esperar 5 días por un email completo y detallado.

5. Usar los atajos de Gmail

Los atajos del teclado son una de esas cosas que cuando te acostumbras no puedes parar de usarlas. Y además, ahorra MUCHÍSIMO tiempo.

El problema siempre es al comienzo, debemos hacerlo unas cuantas veces para generar el hábito.

Nunca fui fanático de la plataforma de Gmail (es la que uso todo el tiempo, simplemente pienso que podría ser aún mejor) pero es la mejor, y por lo tanto cuenta con las más extensas posibilidades de atajos.

Acá te dejo la lista de todos los atajos de teclado en Gmail para que vayas practicando.

6. Usar Google Docs

Google Docs es ideal para nuestras casillas de correo electrónico por dos simples razones:

En primer lugar nos permite armar con facilidad nuestros emails y en segundo lugar (y tal vez más importante) nos permite generar documentos compartidos con otras personas.

En vez de mandar emails de ida y de vuelta ¿que más práctico que utilizar Google Docs para comunicarse?

[social_warfare]

¡Ahora te toca a tí!

Espero que algunos de estos consejos te hayan sido útiles para encarar mejor el manejo del correo electrónico.

Como dije durante el post, seguir estos consejos te ahorrará tiempo y te hará una persona mas organizada.¿Tienes incorporados todos estos hábitos para optimizar tu correo? ¿Cual crees que es el más importante?

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2 comentarios en “6 Hábitos Para Optimizar Tu Correo Y Ser Más Productivo​”

  1. Muy buenos consejos! Ahora voy a poder optimizar mucho mejor mi correo porque, siendo sincera, es algo en lo que no puedo organizarme (por más que lo intente una y otra vez!).

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