La Guía Definitiva Para La Gestión del Tiempo (2018)

La Guía Definitiva Para La Gestión del Tiempo (2018)

Somos partes de una realidad social, organizacional y empresarial que demanda conocimientos y competencias profesionales que deben traducirse en un uso eficiente, eficaz y racional de los insumos y recursos.

Dentro de estos recursos encontramos una de las piezas fundamentales: el tiempo. Tan valioso que es imperativo gestionarlo adecuadamente para ser altamente  productivos y no vernos arrastrados por una vorágine de actividades sin realizar. 

En una realidad tan demandante como la nuestra, de agendas cargadas con múltiples actividades de diferentes grados de complejidad que deben ser realizadas, la adecuada gestión del tiempo, es determinante también de nuestra calidad de vida.

Una inadecuada organización o la no calendarización de nuestra jornada de trabajo no potencian nuestra productividad. 

Hará que tengamos que extender la jornada y/o que al final del día hayamos invertido más tiempo atendiendo emergencias que realizando tareas importantes que llevaremos a cuestas fuera del entorno empresarial, convirtiéndose en motivo de estrés con todas las implicaciones a la salud: ansiedad agotamiento físico, desanimo para encarar la siguiente jornada, entre muchos otros.

Cabe aclarar que no significa que no se presentarán emergencias, para las cuales de hecho debemos estar preparados, significa que una emergencia no debe surgir por una ineficiente gestión de tiempo, por la omisión de una tarea o por la inacción. Con esto en mente, una emergencia no se convertirá en un huracán que eche abajo nuestra agenda diaria.

9 problemas frecuentes de la gestión del tiempo

Un paso importante antes o durante (mejor antes) el proceso de gestionar nuestro tiempo, es identificar esas actividades, rutinas, costumbres distractoras del plan u objetivos trazados.

Parecerán obvias las razones por las que no logramos una gestión de tiempo eficiente, pero a veces lo obvio es lo que menos vemos o queremos notar. De no ser así, no existirían tantas mentes brillantes agobiadas por “falta de tiempo”. 

1. El desorden general

Hay personas que logran ser productivas dentro de el caos, pero no funciona así para la mayoría. 

Un entorno, escritorio o archivo ordenado inspira y agiliza el trabajo, no perderás minutos u horas valiosas un documento, un apunte, una idea, un boceto, un plano, etc. si cuentas con un esquema físico ordenado y organizado, independientemente del que utilices debes tener uno.

2. La eterna improvisación

La capacidad de improvisación es vital en momentos de crisis, pero no funciona para el día a día. 

Nuestras actividades deben seguir un plan con acciones definidas que conduzcan a objetivos claros para alcanzar las metas de la organización, mediante una eficiente gestión de tiempo. 

3. El uso del móvil

Más hoy que en otras épocas en las que el celular no era “un todo en uno”: llamada, mensajería, mail, editor, etc. pasamos demasiado tiempo en el celular, en el límite de lo obsesivo.

Registra cuantas veces suspendes tu trabajo por revisar tu Smartphone. Una vez en nuestras manos, no nos quedamos sólo los minutos que dispusimos inicialmente. No pierdas la línea o el hilo del trabajo por “echarle un ojo al celular”.

Analiza que tan importante o impostergable es esa llamada que vas a realizar o el mensaje que enviarás.

4. La postergación

Todas las tareas implicadas en nuestro trabajo, aun cuando no estén entre las que despertaron nuestra pasión por lo que hacemos, deben ser realizadas, por mucho que las postergues estarán ahí, presentes en tu oficina y en tu mente y en el momento menos oportunos serán impostergables.

5. Las visitas no agendadas

La gestión de tiempo implica agendar las tareas pero también las entrevistas, visitas de proveedores o posibles proveedores. Una visita no agendada te sacará de tu agenda y puede tomar más tiempo del que dispones ese día para una actividad importante.

6. Asistir a todos los eventos o reuniones

Estamos claros que la mayoría de los negocios se firman en la oficina pero se concretaron en una cena o cóctel, pero no todas esas reuniones giran en torno a grandes objetivos.

Prioriza, agenda y lleva bien definidas tus pausas.

7. Querer hacerlo todo

Somos multitareas, pero somos humanamente incapaces de hacer absolutamente todo y menos al mismo tiempo. Debemos ser objetivamente flexibles con nosotros mismos, terminar una tarea antes de empezar otra y conscientes de nuestras limitaciones empezar a delegar.

8. Falta de comunicación

Hacer que la información sea transmitida a quienes concierne para que la cadena informativa no se rompa y no genere atrasos es imprescindible, sobretodo para la productividad laboral.

9. Procrastinar

Nos falta tiempo porque procrastinamos. Si no sabes que es la procrastinación te invito a conocer ese artículo, pero te lo resumo con pocas palabras.

Procrastinar es no hacer algo y posponerlo. Este tipo de acciones (o mejor dicho de no-acciones) puede deberse a muchas cosas. 

Beneficios de organizar tu tiempo

  • Gestionar correctamente el tiempo eleva tu productividad, realizas más tareas o las tareas agendadas en tiempo y forma.
  • Obtienes tiempo para apoyar en otras áreas y de paso adquirir nuevos conocimientos.
  • Una correcta gestión de tiempo te permite dejar un margen para resolver imprevistos.
  • Gestionar el tiempo implica definir tus metas y trabajar de forma organizada en la consecución de las mismas.
  • Gestionar el tiempo liberará de presión innecesaria tu jornada de trabajo diaria.

14 tips sobre cómo gestionar tu tiempo

Una vez identificados los saboteadores de nuestro tiempo, podemos aplicar algunas acciones para revertir esa tendencia y empezar a incrementar nuestra productividad, mediante la correcta gestión de tiempo, que es mucho más que hacer muchas cosas en un solo día, es hacerlas bien todas.  

1. Ordena

Si reconoces en el desorden uno de los factores que evita que gestiones tu tiempo adecuadamente, crea o establece un sistema organizativo. No pierdas más tiempo buscando entre montañas de papeles.

Clasifica y organiza.

2. Ten todo lo necesario

Parte del orden de la oficina es contar con todo lo que necesitas, sin excesos, no puedes perder tiempo con cosas del día a día, moverte de tu escritorio y perder el hilo de una actividad por una engrapadora, clip o carpeta, reportes relacionados o cualquier otro insumo de oficina es injustificable.

3. Lleva una agenda o una to-do list

Planifica tareas, agenda reuniones, visitas a proveedores o de proveedores, tus horas de comida ni la suspendas ni la extiendas y define el tiempo que le dedicarás a cada una. Dejar margen para los imprevistos también es gestionar el tiempo. Antes de salir de la oficina revisa lo agendado en días anteriores y toma nota de lo que salió el día de hoy.

4. Define tus objetivos

Metas claras, acciones definidas. Saber hacia dónde nos dirigimos o lo que queremos lograr nos permitirá identificar las acciones que debemos ejecutar y definir o conocer el tiempo que se llevará cada una de ellas.

5. Sé puntual o adquiere ese hábito

Tu agenda del día empieza en casa, levántate a la hora que estableciste. Si llegas tarde a la oficina tendrás menos tiempo para la primera actividad en agenda y así sucesivamente.

Si trabajas en casa (como lo hago yo la gran mayoría de mi tiempo) seguramente evitas el problema de llegar tarde a tu trabajo. Sin embargo, puede que tengas reuniones u otros eventos. 

Adquirir el hábito de estar pronto para salir media hora antes puede reducir tus niveles de estrés diarios.

6. Establece una jerarquía de las actividades

Hacer esto no es postergar, es definir entre lo importante y lo urgente y entre lo importante y lo que no lo es, qué demanda tu atención directa y que puedes delegar sin que signifique desentenderte.

7. Canaliza tus energías

Si la agenda lo permite deja las tareas más demandantes para tus horas de mayor rendimiento. Por lo general son las primeras horas del día. Pero todos somos diferentes, si tu caso es distinto identifica tus horas más productivas y deja para ellas las tareas más complicadas.

8. Delega responsabilidades

Recuerda, no puedes ni debes hacerlo todo, ahorra tiempo asignando tareas importantes o no importantes, pero que no necesariamente debes hacer tú. 

Esto es algo que me ha sucedido en muchas ocasiones como blogger. 

Tengo que ocuparme de crear publicaciones para las redes sociales, de crear contenido para el o los blogs, de diseñar, de redactar emails, de hacer networking, de estar presente en las redes con comentarios y además por si fuera poco debo crear infoproductos y ocuparme del posicionamiento web, o por lo menos dedicarme a mejorarlo.

Muchísimas tareas para una sola persona. Por eso cuando los bloggers van creciendo, generalmente suelen delegar las tareas que ocupan más tiempo y que reportan menos utilidad (por ejemplo, el diseño).

9. Gestiona el talento de tu personal

Todos tenemos capacidad para aprender, pero hay tareas que resultan más naturales y de mayor facilidad para unos y otros. 

Aprende a identificar el talento de tu equipo. Habrá personas que tengan una mayor capacidad de análisis de datos financieros, estadísticos, de comportamiento de mercado; habrá quienes realicen mejor, y más rápido, trabajos de campo. Si delegas en la persona correcta potencias talento a la vez que gestionas correctamente el tiempo.

11. Gestiona el tiempo para cada actividad

Si ya realizaste una misma tarea tienes una base sobre la cual trabajar. Entonces te llevará cada vez menos tiempo realizarla. Asignarle menos tiempo en agenda, basado en conocimientos y soportes documentales previos, debe ser un objetivo auto impuesto.

12. Cuidate de las personas tóxicas que le hacen mal a tu eficiencia

Cada entorno empresarial es distinto y tiene por tanto diferentes elementos que pueden desenfocarnos de nuestros objetivos: acceso a internet ilimitado, un ruido repentino en un entorno silencioso, un compañero muy conservador son algunos ejemplos comunes.

Debes establecer entonces horas para revisar mail, mensajería, llamadas. Un compañero de trabajo sin agenda definida, implica un escoyo en tu agenda si le das cabida. 

Debes ser asertivo y dejar claro que no sabotearás tu esquema de trabajo por causas perfectamente previsible.

13. Evita conflictos

Este es otro de esos puntos que nos cuesta a todos. 

El ejercicio que más me ha ayudado a evitar conflictos es reflexionar si vale la pena hablar o decir algo ante determinada situación. Hay veces, que digas lo que digas, la gente te malinterpretará o te llevará la contra. 

Dar un paso atrás y reflexionar en que situaciones estoy siendo una persona conflictiva puede hacerte recapacitar sobre las acciones que tomas y si estas son beneficiosas para tu vida.

No importa que la otra persona no tenga ese mismo pensamiento, la idea es que vos puedas transformarte en un ser mas productivo y mas eficiente con la gestion de tu tiempo. El resto no importa.

14. Ajusta tu rutina diaria

Una de las cosas más notables de la productividad es que siempre hay que estar probando, corrigiendo y aplicando. 

Cada tip o truco productivo se basa en encontrar lo que uno necesita y con lo que uno se siente más cómodo. Con las maneras de gestionar tu tiempo pasa exactamente lo mismo. 

Debes probar hasta encontrar que te da la mayor eficiencia, la mayor tranquilidad y el mayor rendimiento posible.

¡Ahora te toca a tí!

Algún tip que utilices y que no hayas leído sobre como gestionar nuestro tiempo?

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